System Zarządzania Zakupami
Skorzystaj z cyfrowego procesu zatwierdzania zamówień podczas zakupów w Twojej firmie. System Zarządzania Zakupami jest do Twojej dyspozycji bezpłatnie, za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Rozwiązanie to umożliwia stworzenie jednolitego procesu zakupowego. Pozwala wprowadzić dowolną liczbę użytkowników pod jednym numerem klienta na platformie Mercateo i procesować zakupy w ustrukturyzowany, zdefiniowany przez Ciebie sposób.
Cyfrowy i ustrukturyzowany proces zakupowy, wszystkie transakcje pod jednym numerem klienta.
Intuicyjny w obsłudze system, łatwe tworzenie własnej hierarchii zakupowej.
Jednolity, cyfrowy proces zatwierdzania przeprowadzany na platformie Mercateo zastępuje tradycyjną metodę ręcznego zatwierdzania zamówień.
Zastosowanie Systemu Zarządzania Zakupami redukuje liczbę nieustrukturyzowanych zamówień, nietrafionych zakupów i pytań, ponieważ pracownicy sporządzają swoje zamówienia samodzielnie.
Każdemu użytkownikami można przydzielić określone warunki procesowania zamówień: zatwierdzanie manualne, w pełni automatyczne lub automatyczne pod określonymi warunkami.
Dostęp do wszystkich zamówień przedsiębiorstwa pod jednym numerem klienta zapewnia przejrzyste zakupy oraz pokazuje potencjał oszczędności i możliwości optymalizacji.
Wszystkie zamówienia zrealizowane w ten sposób mogą zostać poddane analizie poprzez zintegrowany eksport danych.
Oszczędność czasu w procesowaniu zamówień.
W zakładce Zarządzanie użytkownikami kliknij na pole Nowy użytkownik. Podaj imię i nazwisko oraz adres e-mail pracownika, którego chcesz dodać, umieść opcjonalnie dodatkową wiadomość do użytkownika i kliknij przycisk Zapisz. Pracownik zostaje automatycznie dodany do konta firmowego i dostaje wiadomość e-mail informującą go o tym. Użytkownik aktywuje swoje konto klikając na pole Aktywuj konto. Konieczne jest ustawienie własnego hasła. Jeżeli użytkownik nie aktywował swojego konta, w zakładce Zarządzanie użytkownikami pod polem z danym użytkownikiem, pojawia sie informacja, że jest nieaktywny. Możesz powiadomić go ponownie.
Usuwanie konta użytkownika
W zakładce Zarządzanie użytkownikami wybierz trzy niebieskie kropki obok nazwiska pracownika i kliknij Usuń. Od tego momentu pracownik nie będzie miał dostępu do konta firmowego. Jeśli inni użytkownicy w hierarchii zakupowej są przydzieleni danemu pracownikowi, zostaną oni przypisani do pracownika znajdującego się wyżej w hierarchii. Hierarchię zakupową można w każdej chwili odpowiednio dopasować.
Uwaga: Jeżeli usuniesz użytkownika, nie będziesz mógł ponownie dodać jego adresu
e-mail. Jeżeli taka sytaucja miałaby miejsce, wyślij wiadomość pod adres: service@mercateo.com.pl.
W zakładce Zarządzanie użytkownikami znajduje się przegląd wprowadzonych użytkowników. Klikając Hierarchia po prawej stronie zobaczysz całą hierarchię zakupową w Twojej firmie. Klikając trzy niebieskie kropki obok nazwiska użytkownika możesz wybrać Pokaż w hierarchii – wyświetlisz wybranego użytkownika w hierarchii. Możesz tutaj przypisać pracowników do ich przełożonego. Wystarczy kliknąć na danego użytkownika i wybrać użytkownika z uprawnieniami do autoryzacji. Przycisk Zarządzaj daje możliwość zmiany ustawień dla danego użytkownika (patrz punkt: Jak funkcjonuje Panel Zarządzania Użytkownikami?).
Zakładka Adresy zawiera listę wprowadzonych adresów do fakturowania i dostawy. Jeśli jesteś administratorem możesz tworzyć, usuwać lub udostępniać nowe adresy innym pracownikom. Pierwszy utworzony adres jest oznaczony jako adres domyślny i jest początkowo przypisany do wszystkich innych użytkowników.
W celu utworznia nowego adresu kliknij Nowy adres. Następnie wprowadź nazwę adresu, pod którą ma on zostać zapisany. Określ, czy jest to adres fakturowania, adres dostawy, czy jedno i drugie. Zwróć uwagę na ikony – pojawiają się one przy każdym adresie w zakładce Adresy. Następnie wypełnij dane adresowe. Podczas tworzenia nowego adresu możesz również wprowadzić dane kontaktowe pracownika. Jeśli nie wprowadzisz żadnego pracownika, użytkownik składający zamówienie będzie automatycznie wskazywany jako osoba kontaktowa lub odbiorca. Po zapisaniu, adres pojawi się w zakładce Adresy.
Uwaga: Uprawnienia do wprowadzania adresu do fakturowania posiada tylko administrator konta. Użytkownikom możesz nadać prawo do dodawania adresu dostawy.
Miejsca powstania kosztów i rodzaje kosztów umożliwiają lepszą organizację procesów zakupowych w przedsiębiorstwie. W usłudze System Zarządzania Zakupami masz możliwość dodania miejsc powstania kosztów i rodzajów kosztów. Zakładki Miejsca powstania kosztów i Rodzaje kosztów mogą zostać uzupełnione o dodatkowe pozycje przez użytkownika, jeżeli tylko jest do tego uprawniony (zobacz punkt: Jak funkcjonuje Panel zarzadzania użytkownikami?). Klikając niebiski przycisk Nowe miejsce powstania kosztów/Nowy rodzaj kosztów, możesz dodać dodatkowe pozycje do poszczególnych zakładek. Możesz także Wczytać miejsca powstania kosztów/rodzaje kosztów wybierając przycisk po prawej stronie. Wówczas będziesz mógł wczytać plik tekstowy (*.txt) lub arkusz Excel (*.xls). Wprowadź jedno miejsce powstawania kosztów/jeden rodzaju kosztów na wiersz, w jednym wierszu umieść maksymalnie 50 znaków, zastosuj kodowanie UTF-8. Miejsca i rodzaje powstawania kosztów możesz przypisać użytkownikom klikając trzy niebiekie kropki obok pola z rodzajem/miejscem powstania kosztów, a następnie wybierając Przydziel.
W zakładce Ustawienia można nadać prawa wszystkim użytkownikom. Tutaj określisz, czy podanie miejsca powstania kosztów i rodzaju kosztów oraz własnego nr zamówienia jest obowiązkowe przy każdym zamówieniu. Uwaga: Jeśli nie masz przypisanych pracowników, ustawienia globalne nie są wyświetlane.
Możesz dostosować indywidualnie konto każdego użytkownika. Kliknij zakładkę Zarządzanie użytkownikami, a następnie przycisk Zarządzaj bezpośrednio pod nazwiskiem użytkownika lub trzy niebieskie kropki znajdujące się przy danym użytkowniku, a następnie Zarządzaj.
Tutaj możesz przypisać adres do fakturowania, adresy dostaw, rodzaje i miejsce powstawania kosztów, zmienić sposób zatwierdzania zamówień i przydzielić użytkownikowi odpowiedni widok. Każdemu użytkownikowi możesz nadać takie uprawnienia jak np. dodawanie własnego adresu dostawy, zarządzanie rodzajem i miejscem powstawania kosztów, dodawania zamawiających oraz centralne potwierdzanie otrzymania towaru.
Jak ustawić zasady zatwierdzania zamówień?
Podczas dodawania nowego użytkownika do hierarchii, możesz określić zasady zatwierdzania zamówień pracownika. Domyślnie ustawiona jest opcja manualnego zatwierdzania wszystkich zamówień tzn. każde zamówienie musi zostać zatwierdzone manualnie przez przełożonego. Tę opcję możesz zmienić wybierając jedną z poniższych:
Automatycznie zatwierdzanie wszystkich zamówień. Wszystkie zamówienia tego pracownika będą zatwierdzane automatycznie.
Automatyczne zatwierdzanie wszystkich zamówienia na następujących zasadach: do kreślonej wartości za zamówienie, za artykuł, na miesiąc, na kwartał, na rok. W ramach określonego budżetu pracownik może sam podejmować decyzje o zamówieniu. Jeżeli wartość zamówienia przekroczy budżet, konieczne będzie manualne zatwierdzenie zamówienia przez przełożonego.
Co oznacza zakładka widok?
Firma ma możliwość dopasowania widoku dla poszczególnych grup użytkowników przez udostępnianie własnych katalogów lub ograniczanie widoku dostępnego asortymentu. Jeżeli polityka firmy przewiduje tę opcję i widoki zostaną ustawione, wówczas istnieje możliwość przyporządkowania danego widoku do poszczególnych użytkowników.
W przypadku zamówienia wymagającego Twojej autoryzacji, otrzymasz automatycznie wygenerowaną wiadomość e-mail.
Dodatkowo na swoim koncie w zakładce Zapytania do Działu Zakupów możesz sprawdzić szczegóły zamówienia, jak również zyskać wgląd w zamówienie wymagające Twojego zatwierdzenia, a także zapytanie oczekujące na zatwierdzenie przez upoważnionych przez Ciebie pracowników. Kliknij numer zamówienia, aby zobaczyć jego szczegóły. Po kliknięciu Zatwierdź, zamówienie zostaje przekierowane do realizacji. Jeżeli nie chcesz zatwierdzić zamówienia, kliknij przycisk Odrzuć. Do odrzuconych i zatwierdzonych zapytań, masz możliwość dopisania komentarza.
Co mogę zmienić w zapytaniu zakupowym?
Nie ma możliwości edytowania zawartości koszyka. Możesz natomiast uzupełnić zapytanie zakupowe o dodatkowe informacje. Aby to zrobić, kliknij Edytuj. Możesz dodać rodzaj i miejsce powstawania kosztów, zmienić adres dostawy i wewnętrzny numer zamówienia klienta. Te informacje zostaną pokazane na fakturze. Numer zamówienia klienta będzie również wyświetlony w przeglądzie zapytań do Działu Zakupów. Dodatkowe informacje dla użytkownika wprowadź w formie komentarza.
Jak odrzucić zapytanie użytkownika?
Klikając przycisk Odrzuć, odrzucisz dane zapytanie. W komentarzu umieść dodatkowe informacje. Użytkownik otrzyma wiadomość e-mail, jeżeli jego zapytanie zostało odrzucone. Może on dokonać zmiany odrzuconego zamówienia np. przez zmianę liczby, usunięcie lub dodanie artykułu. Następnie zostaje utworzone ponowne zapytanie do Działu Zakupów i ścieżka zatwierdzania rozpoczyna się na nowo.
Jako użytkownik masz możliwość utworzenia zastępstwa w zakładce Profil. Zastępstwo jest ustawiane przez samego użytkownika (nie przez administratora). Przyznanie zastępstwa oznacza możlwiość autoryzacji zamówień. Uprawnienia takie jak: tworzenie nowych użytkowników, zarządzanie centrami kosztów itp. nie są przenoszone. Klikając Wybierz zastępstwo, możesz wybrać jednego spośród użytkowników z hierarchii zakupowej. Zastępca będzie otrzymywał powiadomienia (do momentu aż nie zakończysz zastępstwa), gdy pojawią się nowe zapytania do Działu Zakupów do Twojej autoryzacji.
Z archiwum zamówień możesz wyeksportować wszystkie zamówienia jako plik xls- lub csv. W tym celu kliknij Eksportuj archiwum zamówień w zakładce Archiwum zamówień. Określ przedział czasowy, dla którego mają być eksportowane dane. Eksport danych jest możliwy dla przedziału 12 miesięcy. Eksportowany plik możesz filtrować według wybranych kryteriów takich jak: osoby zamawiające, miejsca powstania/rodzaje kosztów, adresy dostawy itd. Dane te pozwolą Ci zyskać przejrzystość w procesie zakupowym i w razie potrzeby odpowiednio go zoptymalizować.
W zakładce Profil znajdziesz swoje dane osobowe takie jak imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu. Dane te możesz edytować. Możesz także zmienić hasło oraz wybrać zastępstwo na czas Twojej nieobecności np. urlopu (zobacz punkt: Jak ustawić zastępstwo?).
Zakładka Listy zakupów zawiera przegląd wszystkich utworzonych lub udostępnionych list zakupów. Z tego poziomu możesz utworzyć nową listę zakupów. Na liście zakupów możesz zapisywać produkty, które są zamawiane regularnie. Dzięki temu zyskujesz możliwość przeniesienia ich bezpośrednio z listy zakupów do swojego koszyka, zamiast wyszukiwać ich każdorazowo w całym asortymencie.
Aby zapisać produkt na liście zakupów, wejdź na stronę ze szczegółowym opisem artykułu i kliknij Zapamiętaj artykuł.
Następnie dodaj produkt do wybranej listy zakupów lub utwórz nową listę.
Produkty umieszczone na udostępnionych listach zakupów możesz dodawać do swojego koszyka. Do udostępnionych list nie możesz dopisywać innych artykułów.
Kto widzi moje dane osobowe? | Tylko użytkownicy mogą zobaczyć swoje dane osobowe na profilu. Dane, które przekazujesz Mercateo, są traktowane jako poufne. |
Dlaczego nie widzę niektórych z omawianych wyżej zakładek i funkcji? | Niektóre zakładki i funkcje są widoczne tylko dla administratora konta. W zależności od przyjętych ustawień przez administratora, niektóre z nich mogą być niewidoczne dla użytkowników. |
Dlaczego jedno zamówienie musi być autoryzowane przez wielu użytkowników? | Autoryzacja zależna jest od przyjętej przez firmę ściezki akceptacji. Zależne jest to więc od sposobu zatwierdzania zamówień oraz od przyjętych kryteriów budżetowych. By uzyskać dalsze informacje, skontaktuj się ze swoim przełożonym. |
Dlaczego nie mogę się zalogować? | Sprawdź, czy nazwa użytkownika i hasło są poprawne. Jeśli nie rozwiąże to problemu, kliknij na Nie pamiętasz swoich danych dostępu?. Zostaniesz przekierowany do strony, na której należy wprowadzić adres e-mail podany podczas rejestracji. Następnie kliknij Wyślij. Wkrótce otrzymasz wiadomość ze swoją nazwą użytkownika oraz linkiem do strony, na której utworzysz nowe hasło. |
Dlaczego nie mogę się wylogować? | Wejdź na www.mercateo.com.pl w zakładkę Moje Mercateo i kliknij Wyloguj się. Wciąż nie możesz się wylogować? Spróbuj dopasować ustawienia cookies w ustawieniach przeglądarki. Jeśli to nie pomoże, skontaktuj się z Działem Obsługi Klienta Mercateo. |
Jak mogę zmienić hasło? | Zaloguj się na Moje Mercateo i przejdź do zakładki Profil. Kliknij niebieski przycisk Zmień hasło, który znajduje się pod danymi użytkownika. Podaj stare hasło, następnie dwukrotnie nowe hasło i kliknij Zapisz. |
Jak usunąć swoje konto z systemu Mercateo? | Aby usunąć swoje konto Mercateo, należy skontaktować się z Działem Obsługi Klienta. Prosimy wziąć pod uwagę, że zarówno Twoje dane, jak i listy zakupów czy archiwum zamówień zostaną usunięte i nie będzie możliwości ich odzyskania. W takiej sytuacji będziemy wdzięczni za informacje o przyczynie usunięcia konta. Twoje uwagi pomogą nam ulepszyć nasze usługi. |